Кейтеринг: в дополнение к основному сервису

Организация дополнительных услуг в современном отеле требует тщательного подхода. Соответственно, вся инфраструктура такого бизнеса, как кейтеринг, включая маркетинг и сбыт, служит единственной цели — успешному проведению мероприятия. Клиент и кейтерье должны быть удовлетворены, все остальное не имеет значения.

Михаил Днепров

При планировании мероприятия совместно с клиентом возникает проблема, кто отвечает за еду.

Бывают случаи, когда клиент предлагает, чтобы еду частично готовил сам отель, а частично — другие лица. Чаще всего подобные ситуации возникают в низко- или среднебюджетном секторе, особенно при обслуживании свадеб, и  для поставщика кейтерингуслуг это всегда головная боль. Существуют две причины, по  которым клиент прибегает к  подобным вариантам: чтобы снизить оплату услуг гостиницы, а  также если родственники планировали преподнести свадебный подарок жениху и  невесте в  виде различных блюд, которые они замечательно готовят.

В  этих случаях всегда следует вежливо, но  твердо говорить «нет». Объясните клиенту, почему этот вариант неприемлем. Одной из  причин является ваша юридическая ответственность. Вы целиком и  полностью отвечаете за  обеспечение блюд, но, если часть еды готовят посторонние лица, вы не можете контролировать ситуацию в  полном объеме. Это также запрещено условиями вашего страхового полиса.

Не  менее важная причина  — качество и  оформление. Не  исключено, что родственники готовят свои знаменитые блюда из  готовых смесей с  добавлением сметаны. Насколько известно гостям, вся еда на  столе будет предоставлена поставщиком кейтеринг-услуг.  Вы не  можете допустить, чтобы непрофессионально приготовленные блюда соседствовали на  столе с  вашей высококачественной едой.

Это вопрос вашей репутации, поэтому никаких компромиссов быть не может.

После того как клиент внес предоплату, заботой администрации отеля становится успешное проведение мероприятия. Правда, еще возможны изменения в  меню, количестве гостей, а  также предметов, которые необходимо взять напрокат, но  в  целом это мелкие проблемы, которые можно легко уладить.

С этого момента успех зависит от  вашей способности спланировать и  организовать мероприятие. Ни один из трех этапов — планирование, организация и  проведение — не представляет сложности для опытного поставщика. Предпосылкой успеха являются заблаговременное планирование и  организация. Без них мероприятие вряд  ли будет успешным. Однако, если вопреки тщательному планированию и  организации что-то получилось не  совсем удачно, клиент останется недоволен. Поэтому все три этапа одинаково важны. Если производятся одновременное планирование и  организация нескольких торжеств, особенно сложных и крупных, возникают дополнительные трудности. Небольшие мероприятия особых проблем не  вызывают. Фактически на  планирование и организацию нескольких небольших мероприятий уходит меньше времени, чем на подготовку каждого в отдельности.

Чтобы получить заказ, необходимо грамотно осуществлять маркетинг и  сбыт. Многие потенциальные клиенты, прежде чем остановиться на вашей фирме (точнее, на  вашей кандидатуре), знакомятся с  пятью-шестью аналогичными компаниями. Если они отвергли их и  выбрали именно вас, значит, вы смогли предложить нечто такое, чего не смогли предложить другие, и к тому же вам удалось произвести на  клиента благоприятное впечатление. Казалось бы, это очень хорошо. Но  подождите, радоваться рано. После внесения задатка, как правило, сделки отменяют редко, однако бывает и такое.

Следует также учитывать количество гостей. Если это небольшая вечеринка, цена в  расчете на  одну персону должна быть выше. Если это крупное мероприятие, предполагающее присутствие 100 и более гостей, можете спокойно снижать цены, поскольку в любом случае получите хорошую прибыль за счет объемов. Следует принимать во  внимание и  экономическую ситуацию, количество заказов, а  также насколько вы нуждаетесь в  работе. Это также влияет на цены. Если клиенты буквально заваливают вас работой, потеря заказа из-за его излишней дороговизны для клиента не  скажется на  вашем бизнесе. Другое дело, если в  ближайший месяц работы почти не  ожидается. Взгляните еще раз на цену. Может ли клиент за те же деньги получить аналогичный обед в ресторане высокого разряда? Если да, то вы слишком занизили цену. Цена обеда, предоставляемого фирмой выездного ресторанного обслуживания, должна превышать цену аналогичного обеда в  ресторане. Затем сравните цены в своем меню и меню ваших конкурентов. Если цены на аналогичные блюда примерно совпадают, то  ваша цена соответствует реальности. Когда становится известна общая стоимость ингредиентов конкретного блюда, наступает время подсчета накладных расходов и затрат труда персонала. Пусть это вас не  пугает. Проще всего вычислить эти затраты, если сложить общую стоимость затрат за  год (за  исключением расходов на  продукты и  все сопутствующие товары). Это постоянные и переменные затраты на  аренду, страховку, налоги на  предпринимательскую деятельность, коммунальные услуги, амортизацию и  пр.

Из  этой общей суммы вы можете вывести сумму ежедневных накладных расходов. Проделайте аналогичную операцию, чтобы определить расходы на  зарплату работников.

Мелкий кейтерье обладает одним преимуществом: ему не  нужна абсолютная точность в  калькуляции.

Еще один метод, заменяющий вычисления и  часто используемый в кейтеринге, — умножение материальных затрат на 3

Рассчитать свои затраты несложно. Тут пригодится блокнот, в  который вы будете записывать цены на все продукты, используемые на  кухне. Пользуясь этими записями, вы можете рассчитать стоимость ингредиентов, входящих в  блюдо. При этом цены на  специи, травы, соль, сахар и муку при калькуляции можно не учитывать — эти ингредиенты не  являются основными. Исходя из опыта прибавьте несколько рублей к общей сумме, и этого будет достаточно, поскольку дополнительные ингредиенты используются в очень небольших количествах. Не стоит тратить время на  то, чтобы вычислить их точную стоимость. Как правило, на  одну порцию накидывается несколько рублей за  специи, травы, загустители и  соль, поскольку эти компоненты используются в  объемах, не сопоставимых с количеством мяса, птицы или сыра в том или ином блюде. Что касается украшения из  нарезанного перца, его стоимость будет зависеть от сезона, а  также от  уровня оформления блюда. Можно взять недорогой зеленый перец, но  если вы хотите, чтобы блюдо выглядело наряднее, используйте более дорогостоящее сочетание красного и  зеленого. При этом вкус блюда останется прежним. Рассчитывая стоимость блюда, учитывайте уровень его оформления. Заранее вычислите стоимость всех возможных затрат и рационально вносите ее в  расчет всех ваших рецептов. Указывайте в  своих записях год, когда вы высчитали цену, чтобы понять, насколько она актуальна. Решите, оставить цену на  прежнем уровне или скорректировать ее в  сторону повышения (цены снижаются крайне редко). Информация о  затратах на  каждое блюдо значительно облегчит процесс калькуляции цен.

В большинстве населенных пунктов, особенно в  крупных городах, большую проблему составляет конкуренция. Кейтерье хоть пруд пруди, конкурентов  — море. Кейтеринг — это бизнес, в котором хотят работать многие. Конкуренция в  этом бизнесе очень жесткая. Если вы нашли свою нишу, вам не  страшны многочисленные «коллеги», указанные в «желтых страницах» и работающие в  других нишах. Однако количество конкурентов все равно будет исчисляться десятками. Чтобы больше узнать о них, изучите рекламные проспекты и  меню. Если отсутствуют другие способы получения информации, притворитесь клиентом, которому предстоит торжество, и попросите у  них литературу, даже прайс-лист или бланк коммерческого предложения. Эта информация будет для вас бесценной. Можно также предложить клиенту дополнительную услугу в обмен на бланки коммерческих предложений, полученных им от ваших конкурентов. Дружеское взаимодействие между кейтерье желательно, но  труднодостижимо. Идеальный вариант, когда две-три небольшие фирмы дополняют друг друга. Например, одна занимается только небольшими мероприятиями, другая берет на  себя проведение крупных торжеств.

Они могут обеспечивать друг друга работой без помех и в то же время решать проблемы клиента. Если вы знакомы с  маркетинговыми приемами, то  должны знать, что именно решение проблемы клиента является главной конечной целью. Созвонитесь с некоторыми из своих коллег — владельцев кейтеринговых фирм, предложите обменяться визитами в офис, выпить по чашечке кофе и поболтать. Подобные встречи могут принести немало выгоды обеим сторонам не только в результате разделения заказов, но  также и совместного использования какого-то оборудования, получения специальных знаний (дополнительная возможность узнать, например, рецепт редкого блюда), обмена текущей информацией (например, где выгоднее всего купить зелень и овощи), обсуждения последних тенденций ресторанной моды и  оказания помощи в  чрезвычайных обстоятельствах.

Может случиться так, что вам не  удастся наладить дружеское сотрудничество с другими кейтерье, но попытаться все же стоит. Возможно, в  окрестностях найдутся хотя бы один-два человека, которые поймут, насколько взаимовыгодно такое содействие. К  сожалению, большинство кейтерье будут рассматривать вас как конкурента и  могут вообще отказаться вести с  вами разговоры. Хорошо  бы вступить в  ассоциацию кейтерингбизнеса вашего города, поскольку на ее конференциях вы сможете получать полезную информацию.

Это верный способ заводить знакомства среди коллег-профессионалов, а  также быть в  курсе новостей, проблем и  новых тенденций в  своей сфере.

Однако ассоциации, как правило, работают в  интересах крупного бизнеса, оказывая содействие и помощь тем, кто обслуживает крупные сети гостиниц, учреждения, банкетные залы. Для мелких кейтерье собрания ассоциации вряд ли окажутся полезны с  практической точки зрения, поскольку крупные поставщики их обычно игнорируют. Если ваш бизнес находится в маленьком городе, то  конкуренции будет значительно меньше, как, впрочем, и  работы.

Если в  городе всего около 10  кейтеринговых фирм, вряд  ли они объединены в  ассоциацию. Все равно поинтересуйтесь, существует ли местная ассоциация владельцев ресторанного бизнеса. Если таковая имеется, вступите в  нее.

Очень часто потенциальные клиенты просят владельцев ресторанов порекомендовать хорошего кейтерье, и те, конечно же, первым делом вспоминают того, с  которым знакомы лично.

Занимаясь маркетинговой деятельностью, вы должны ясно понимать, почему клиенты прибегают к  вашим услугам. Рассмотрим два основных типа клиентов. Корпоративные клиенты пользуются услугами кейтеринга в  основном по  необходимости, а  также потому, что это удобно. Например, что делают обычно в  офисе, чтобы организовать ланч? Если денег немного, посылают секретаря в  ближайший магазин деликатесов или закусочную купить готовые наборы еды, хлеб, печенье, чипсы и  прохладительные напитки. Если вы не  в  состоянии конкурировать с  ценами этих магазинов или супермаркетов, вам не  нужно браться за  этот сектор. Некоторые компании прибегают к  кейтеринг-услугам, чтобы произвести особое впечатление на  своих клиентов во  время дней открытых дверей, торжественных открытий, крупных церемоний и  других праздничных мероприятий, на  качественное проведение которых выделяются достаточно крупные суммы денег.  Наконец, компании используют кейтеринг-услуги в  качестве поощрения своих служащих. Обычно это событие происходит один раз в  год в  сезон рождественских праздников. Некоторые организуют пикники летом. Эти мероприятия, как правило, проводятся традиционно, как обычные вечеринки, причем затраты на них зависят от доходности компании и  щедрости босса по  отношению к  сотрудникам. Пикники  — это относительно недорогие мероприятия, проходящие в  непринужденной обстановке, стоимость которых не выходит за стандартные рамки. Кейтеринговые фирмы приглашаются для организации пикников не  ради престижа, а  ради удобства и экономии времени и труда. Новогодние вечеринки носят более торжественный характер, праздничные блюда для них отличаются сложностью в  приготовлении, поэтому компании прибегают к  услугам профессиональных кейтерье.

Индивидуальный заказчик обращается в  компанию по  разным причинам.

Прежде всего таким образом экономятся время и труд хозяев, на гостей же производят неизгладимое впечатление наличие обслуживающего персонала в  униформе, шеф-повара на  кухне, а  также качество и  оформление блюд.

Многие клиенты, заказывающие обилие изысканной еды, желают самоутвердиться в  глазах своих родственников и  друзей, доказать, что их финансовые возможности позволяют устроить роскошный прием с  высококлассным обслуживанием. Особенно это касается приемов по случаю бракосочетаний, дней рождения и юбилеев.

Однако некоторые клиенты нанимают кейтерингового оператора просто ради удобства и  по  необходимости. Ваша маркетинговая стратегия должна быть направлена на  целевые потребности клиентов.

Когда вас нанимают для проведения мероприятия, вы или ваш маркетолог обязательно должны подчеркнуть, что главное для вашей компании — именно удовлетворение этих нужд клиента.